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miƩ, 18 de febrero de 2015

Salas privadas documentales para compartir contenidos de manera segura y controlada




Las salas privadas documentales permiten
disponer de un contenedor seguro para
compartir contenidos con diferentes
grupos de interés.
Son un instrumento útil tanto para compartir
contenidos tanto a nivel interno de la empresa en
cualquier departamento, como con clientes,
colaboradores, proveedores o distribuidores.

Qué tipos de integración existen
Para aquellas empresas que dispongan de una
Intranet, puede integrarse las salas privadas con su
sistema interno, de tal manera que los usuarios que ya
acceden a la Intranet sin necesidad de tener usuarios y
passwords diferentes, puedan consultar de manera
segura aquellos contenidos a los que tengan acceso.
En el caso que no se disponga de una Intranet, las
salas privadas pueden establecerse como un sistema

Cuáles son los beneficios más destacados
Ahorrar tiempo en la organización y distribución de
los documentos.
Aumentar la seguridad en el acceso a los
documentos.
Poder definir quién tiene acceso a los documentos
con total control.
Buscar rápidamente entre todos los documentos,
cualquier texto que se esté dentro de los contenidos y
poder acceder a la página en concreto donde se
encuentra.

Cómo debe ser el acceso a los contenidos
Hay que evitar que se tenga que descargar los
documentos para ser consultados.
Por ello es importante escoger soluciones que
permitan consultar los contenidos sin necesidad de ser
descargados, y que posibiliten una lectura cómoda y
sencilla.
Esto permitirá ahorrar tiempo a los usuarios
habilitados para consultar los contenidos, y permitirá
evitar que tengan que ser imprimidos para su lectura.

Estructuración de la Organización de los
contenidos
Es vital poder disponer de una organización de los
contenidos lo suficientemente flexible que permita
adecuarse al uso que se le va a dar a la Sala Privada.
No debe limitarse a una simple organización en
carpetas, ya que es extremadamente limitativa.
Debe poder estructurarse por un sistema de
categorización multi-nivel, pero también por un sistema
de clasificación que permita identificar que un

Analizar para mejorar
Es vital poder controlar todos los documentos
consultados por sus grupos de interés, para que pueda
saber en todo momento quién consulta qué, así como
datos geo-referenciados, información técnica de
dispositivos y datos del acceso.
Información que podría obtener:
Controlar la calidad de lectura de cada contenido.
Saber si ciertos documentos son leídos
completamente.
Saber cuánto tiempo se destina consultando cada

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