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jue, 27 de noviembre de 2014

Por qué hay que evitar el envío de documentos adjuntos por email




Reemplazar los PDF y otros formatos de
documentos en la comunicación por e-mail
permite garantizar enormes ahorros en
tiempo y dinero, y reducir muchos
problemas actuales.
¿Pondría un paquete en un
buzón de correos
Precisamente cuando se envían documentos adjuntos
vía email, es cómo poner un paquete dentro de un
buzón. El email no es un canal óptimo para enviar
archivos adjuntos.

¿Entonces hay que reemplazar el archivo
adjunto por un enlace
Sí, la manera más óptima es poner un enlace o
enlaces en el contenido del mensaje a enviar, que
vinculen con los documentos que se quieren
comunicar.

No cualquier enlace es óptimo
Cuando utiliza servicios de almacenamiento de
archivos o file sharing (YouSendIt, Dropbox, etc.), no
le van a permitir:
No puede controlar la trazabilidad de los
documentos.
Obliga al destinatario a tener que bajarse
completamente el archivo, lo cual hará demorar
enormemente el tiempo necesario para consultar
la información.
Puede provocar que por problemas de conexión
haga imposible el completar la descarga.

¿Y el enlace debe permitir descargar el
documento
Para nada es aconsejable que el enlace directamente
permita descargar el documento.
Lo más óptimo es que se pueda consultar
directamente el contenido del documento sin
necesidad de descargarlo.
Esto además de ahorrar tiempo al tener un acceso
inmediato al mismo, puede permitir ahorrar dinero en
tóner, al no propiciar que los destinatarios del
contenido deben tener que imprimirlo para poder
leerlo mejor.

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